Wie funktioniert ein PIM-System?
Einfach erklärt mit Praxisbeispielen
Ein Product Information Management System (PIM) sorgt dafür, dass Produktdaten zentral verwaltet, angereichert und in verschiedene Kanäle ausgespielt werden können.
Doch wie funktioniert ein PIM-System konkret im Alltag?
Die kurze Antwort:
Ein PIM sammelt Daten aus verschiedenen Quellen, strukturiert sie, ergänzt fehlende Informationen und verteilt sie automatisiert an Shops, Marktplätze oder Kataloge.
Im Detail besteht der Prozess aus mehreren klar definierten Schritten
Überblick: Die 4 Kernprozesse eines PIM-Systems
- Daten importieren
- Daten strukturieren
- Daten anreichern
- Daten ausspielen
Diese Schritte bilden den gesamten Lebenszyklus Ihrer Produktdaten.
1. Daten importieren
Produktdaten kommen in der Regel aus unterschiedlichen Quellen:
- ERP-Systeme
- Lieferanten (z. B. BMEcat)
- Excel- oder CSV-Dateien
- Bestehende Shopsysteme
Ein PIM-System übernimmt diese Daten und führt sie in einer zentralen Datenbank zusammen.
Praxisnutzen:
- Keine verteilten Datenquellen mehr
- Reduktion von manuellen Importen
- Einheitliche Datenbasis
2. Daten strukturieren
Nach dem Import werden die Daten strukturiert:
- Zuordnung zu Kategorien
- Klassifizierung (z. B. ETIM, eclass)
- Definition von Attributen und Varianten
Hier entsteht die eigentliche Datenqualität.
Beispiel:
Ein Akkuschrauber wird nicht nur als Produkt gespeichert, sondern mit:
- Leistung
- Spannung
- Zubehör
- Varianten (z. B. Set / Einzelgerät)
3. Daten anreichern
Im nächsten Schritt werden die Daten ergänzt und optimiert:
- Produkttexte (Kurz- & Langbeschreibung)
- Bilder und Medien (DAM)
- Mehrsprachigkeit
- SEO-Daten
- Marketinginformationen
Dieser Schritt ist entscheidend für die spätere Nutzung im Vertrieb.
Typische Erweiterungen:
- Automatische Übersetzungen
- KI-generierte Texte
- Medienverwaltung
4. Daten ausspielen
Zum Schluss werden die Daten in Zielsysteme exportiert:
- Onlineshops (z. B. Shopware, WooCommerce)
- Marktplätze
- Kataloge (Print / PDF)
- Datenplattformen (z. B. BMEcat-Portale)
Das erfolgt automatisiert und formatgerecht.
Vorteil:
Einmal gepflegt – überall genutzt.
Typischer Workflow im Unternehmen
Ein realistischer Ablauf sieht so aus:
- Lieferant sendet BMEcat-Datei
- Import ins PIM
- Automatische Strukturierung (z. B. ETIM)
- Ergänzung von Texten und Bildern
- Übersetzung in weitere Sprachen
- Export in den Webshop
- Parallel: Erstellung eines Katalogs
Warum ein PIM-System notwendig ist
Ohne PIM entstehen typische Probleme:
- Produktdaten liegen in Excel-Dateien
- Unterschiedliche Versionen im Umlauf
- Fehlerhafte oder unvollständige Daten
- Hoher manueller Aufwand
Ein PIM löst diese Probleme durch:
- zentrale Datenhaltung
- klare Prozesse
- Automatisierung
Für wen ist ein PIM-System sinnvoll?
Ein PIM lohnt sich besonders für:
- Hersteller mit vielen Produkten
- Händler mit mehreren Lieferanten
- Unternehmen mit mehreren Vertriebskanälen
- Firmen mit mehrsprachigen Produktdaten
Fazit
Ein PIM-System funktioniert wie die zentrale Schaltstelle für Ihre Produktdaten:
- Es sammelt Daten
- strukturiert sie
- verbessert sie
- und verteilt sie automatisiert
Damit wird aus unstrukturierten Informationen ein skalierbarer, effizienter Produktdatenprozess.
