PIM vs Excel: Warum Excel für Produktdaten an Grenzen stößt

Viele Unternehmen starten mit Excel, um ihre Produktdaten zu verwalten. Für kleine Sortimente kann das zunächst funktionieren.

Mit wachsender Produktanzahl, Variantenvielfalt und mehreren Vertriebskanälen stößt Excel jedoch schnell an seine Grenzen.

Ein PIM-System (Product Information Management) bietet hier eine strukturierte und skalierbare Lösung zur zentralen Verwaltung von Produktdaten.

Bild von 5 verschiedenen Fahrrädern (Freisteller), die nebeneinander stehen.
Freisteller-Bild von einem Produkt und darum angeordnet Bilder, auf Fotoabzügen, die Aspekte des Produktes zeigen.

Produktdaten mit Excel verwalten

Excel wird häufig als erste Lösung für die Verwaltung von Produktdaten eingesetzt.
Tabellen bieten eine flexible Möglichkeit, Informationen zu erfassen und zu strukturieren.

Typische Inhalte in Excel:

  • Produktnamen
  • Beschreibungen
  • Preise
  • technische Daten
  • einfache Varianten

Für kleine Datenmengen und einfache Strukturen kann Excel ausreichend sein.
Mit steigender Komplexität wird die Pflege jedoch zunehmend aufwendig und fehleranfällig.

Typische Probleme bei der Produktdatenverwaltung mit Excel 

  • Keine klare Datenstruktur
  • Varianten lassen sich nur schwer abbilden
  • Daten müssen mehrfach gepflegt werden
  • Hohe Fehleranfälligkeit
  • Keine zentrale Datenquelle
  • Keine direkte Integration in Shops oder Systeme
  • Schwierigkeiten bei mehrsprachigen Inhalten

Excel ist nicht für komplexe Produktdatenmodelle und automatisierte Prozesse ausgelegt.

Bild mit dem ComBinder Logo und Produktverpackungen und einem Shop
Person sitzt hinter einem klassischen Holzschreibtisch. Auf dem Tisch stapeln sich Papierstapel, Aktenordner und Produkte. Im Hintergrund sind auf einer Tafel Tabellen zu erkennen. Die Person stützt den Kopf in die Hände, sodass das Gesicht nicht zu erkennen ist. Die Stimmung ist einem Büro der 50er Jahre entlehnt.

Was ein PIM-System anders macht 

Ein PIM-System wurde speziell für die Verwaltung von Produktdaten entwickelt.

Es ermöglicht die strukturierte Speicherung, Pflege und Verteilung von Produktinformationen in verschiedenen Kanälen.

Funktionen:

  • Zentrale Datenhaltung
  • Strukturierte Attribute und Merkmale
  • Variantenmanagement
  • Medienverwaltung
  • Mehrsprachigkeit
  • Schnittstellen zu Shops und Systemen

Excel vs PIM im direkten Vergleich 

Datenstruktur

Excel: Tabellenbasierte Struktur ohne klare Beziehungen

PIM: Strukturierte Datenmodelle mit klaren Beziehungen

 

Varianten

Excel: Schwer abzubilden und unübersichtlich

PIM: Klare Parent-Child-Strukturen

 

Datenpflege

Excel: Mehrfachpflege notwendig

PIM: Zentrale Pflege mit automatischer Vererbung

 

Datenqualität

Excel: Fehleranfällig

PIM: Konsistent und kontrolliert

 

Integration

Excel: Manuelle Exporte

PIM: Automatisierte Schnittstellen

 

Skalierbarkeit

Excel: Begrenzt

PIM: Für große Datenmengen ausgelegt

Professionals collaborating in a modern office
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Bild von einer Person, die eine Tragetasche trägt, auf welcher eine Weltkarte mit Pfeilen zwischen den Kontinenten zu sehen ist. Der Fokus des Bildes liegt auf der Tasche. In der Umgebung ist eine Einkaufsstraße zu sehen. Die Person geht von links nach Rechts hinten.

Wann sollten Sie von Excel auf ein PIM wechseln?

Ein Wechsel von Excel zu einem PIM-System lohnt sich insbesondere, wenn:

  • Sie viele Produkte oder Varianten verwalten
  • mehrere Vertriebskanäle genutzt werden
  • Produktdaten regelmäßig aktualisiert werden
  • Lieferantendaten integriert werden müssen
  • mehrere Personen an den Daten arbeiten
  • internationale Märkte bedient werden

In diesen Fällen führt ein PIM-System zu deutlich effizienteren Prozessen und besserer Datenqualität.

Zusammengefasst, ein Umstieg auf ein PIM lohnt sich, wenn:

  • mehr als 100–500 Produkte verwaltet werden
  • mehrere Vertriebskanäle genutzt werden
  • Produktdaten regelmäßig aktualisiert werden
  • Übersetzungen benötigt werden

PIM als logische Weiterentwicklung

Excel ist oft der Einstieg in die Produktdatenverwaltung.

Ein PIM-System baut darauf auf und erweitert die Möglichkeiten um strukturierte Datenmodelle, Automatisierung und Integration.

Unternehmen können ihre bestehenden Daten aus Excel übernehmen und in eine professionelle Umgebung überführen.

Fotorealistisches Bild von einem geöffneten Serverrechner und Platziere das im Anhang liegende Bild auf einem zentralen Prozessorchip.
Bild von einer Person, die eine Tragetasche trägt, auf welcher eine Weltkarte mit Pfeilen zwischen den Kontinenten zu sehen ist. Der Fokus des Bildes liegt auf der Tasche. In der Umgebung ist eine Einkaufsstraße zu sehen. Die Person geht von links nach Rechts hinten.

Produktdaten effizient mit ComBinder PIM verwalten 

ComBinder PIM bietet eine praxisnahe Lösung für Unternehmen, die ihre Produktdaten aus Excel heraus in eine strukturierte Umgebung überführen möchten.

Das System ermöglicht:

  • zentrale Verwaltung aller Produktdaten
  • strukturierte Varianten- und Attributmodelle
  • Integration von BMEcat-Daten
  • Verwaltung von Medien und Mehrsprachigkeit
  • Anbindung an Shops und weitere Systeme

Durch den kostenlosen Einstieg können Unternehmen ComBinder PIM ohne Risiko testen und schrittweise in ihre Prozesse integrieren.

 

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